Privacyverklaring

Privacyverklaring

 

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast in juli 2024.

 

Hoe gaat Stichting Trigoon om met persoonsgegevens?

Stichting Trigoon verwerkt persoonsgegevens van leerlingen en ouders. Wij gaan zeer zorgvuldig om met de persoonsgegevens die wij verwerken. Wij leggen u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van leerlingen en ouders omgaan.

 

Waarom verwerken wij gegevens van leerlingen en ouders?
Stichting Trigoon verwerkt persoonsgegevens van leerlingen en ouders voor het uitvoeren van de onderwijs en/of opvangovereenkomst die we met de ouders van de leerling hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Daarnaast verwerkt Stichting Trigoon persoonsgegevens van leerlingen en ouders om haar verplichtingen als onderwijs- en opvanginstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de persoonsgegevens nodig om de leerling aan te melden bij één van onze scholen, om de voortgang bij te houden en om de leerling in staat te stellen een diploma te behalen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde persoons-gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en de leerplichtambtenaar.

Bovendien verwerkt Stichting Trigoon mogelijk persoonsgegevens van leerlingen en ouders via cameratoezicht. Stichting Trigoon heeft hiervoor een gerechtvaardigd belang. Door het gebruik van cameratoezicht kan Stichting Trigoon namelijk overlast, zoals vandalisme en andere strafbare feiten door derden (zoals inbraak, diefstal of vernieling) voorkomen en registreren. Dit doet Stichting Trigoon ter bescherming van de veiligheid en gezondheid van leerlingen, ouders, medewerkers en bezoekers. De privacy van leerlingen en ouders en medewerkers is hierbij zo veel mogelijk gewaarborgd, doordat het cameratoezicht alleen plaatsvindt op plekken waar dat noodzakelijk is en minder ingrijpende methoden niet voldoende waren. Daarnaast worden de camerabeelden uitsluitend uitgekeken bij een melding van een incident en door een daarvoor door Stichting Trigoon aangewezen persoon of zijn/haar vervanger. De beelden worden maximaal vier weken bewaard, tenzij op de beelden een incident zichtbaar is. In het laatste geval worden de beelden bewaard, totdat het incident opgelost is.

Persoonsgegevens die niet voortkomen uit een wettelijke verplichting zullen wij alleen met toestemming verwerken. Als voor het verwerken van persoonsgegevens toestemming wordt gevraagd, zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s), dan kunnen leerlingen en ouders de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal en geldt alleen voor toekomstig gebruik.

Welke gegevens verwerken wij van leerlingen en ouders?

Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste rechtstreeks van ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan naam, adres-, telefoon- en e-mailgegevens, BSN en de geboortedatum en -plaats.

Als u de gegevens, die wij op grond van de wet nodig hebben, niet verstrekt, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen en kan uw kind bijvoorbeeld niet ingeschreven worden bij de school.

 

Als u precies wilt weten welke persoonsgegevens wij allemaal verwerken, dan kunt u dit vinden onderaan in de tabel categorieën persoonsgegevens die wij verwerken. Wilt u meer weten over uw rechten, klik hier .

 

In overleg en met uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van leerlingen om in noodsituaties op te kunnen treden. Dit beperkt zich alleen tot persoons-gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. Stichting Trigoon zal u nooit dwingen dergelijke persoonsgegevens te overleggen.

 

Hoe gaan wij om met de gegevens van leerlingen en ouders?

Wij zullen niet meer persoonsgegevens van leerlingen en ouders verwerken dan noodzakelijk is om onze taken en plichten als school na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleneinden dan wij in deze toelichting noemen.

 

Als we gegevens willen gebruiken voor andere doelen, dan zullen we daar vooraf over informeren en zo nodig toestemming voor vragen.

 

De persoonsgegevens die wij verwerken worden zorgvuldig bewaard en zijn alleen in te zien door medewerkers die dit voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk en wettelijk verplicht is. Wij hanteren verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijnen zijn ook vastgelegd in ons bewaartermijnenbeleid dat u op de website van Stichting Trigoon kunt vinden.

 

In een aantal gevallen delen wij ook gegevens van leerlingen en ouders met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, de Belastingdienst, GGD/arts van de school, het samenwerkingsverband en de accountant.

Wij delen alleen persoonsgegevens als dit noodzakelijk is en als er sprake is van een wettelijke grondslag. Vaak zijn wij namelijk wettelijk verplicht om persoonsgegevens met deze organisaties te delen.

Als er geen wettelijke verplichting is, sturen wij alleen gegevens door met toestemming van de ouders/
verzorgers. Leerlingen van 16 jaar en ouder geven hiervoor zelf toestemming. Daar waar medische gegevens van leerlingen  gedeeld worden, geldt dat, behalve de ouders/verzorgers, ook leerlingen vanaf  12 jaar zelf toestemming moet geven voor zover zij hiertoe in staat kunnen worden geacht

 

Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om ons te ondersteunen bij het verwerken van de persoonsgegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Hierbij kunt u denken aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de persoonsgegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie, of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Stichting Trigoon. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke persoonsgegevens er verwerkt worden en hoe deze persoonsgegevens beveiligd worden.

 

Wij zullen de persoonsgegevens niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de persoonsgegevens nooit verkopen aan derde partijen.

 

 

 

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen daarom passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verwerken, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

 

Welke rechten hebben leerlingen en ouders?

Als ouders heeft u, net als een leerling vanaf 16 jaar, een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd en u kunt daar gebruik van maken.

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage: U heeft het recht de persoonsgegevens die wij van uw kind of van u verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: U heeft het recht de persoonsgegevens die wij van uw kind of van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens van uw kind of uzelf.
• Recht op verwijdering: U kunt ons verzoeken persoonsgegevens te verwijderen van uw kind of uzelf.
• Recht om uw toestemming in te trekken: Indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van uw kind of van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: In sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het (al dan niet tijdelijk) beperken van het verwerken van persoonsgegevens van uw kind of uzelf.

Als u gebruik wilt maken van (een van) deze rechten, dan kunt u een mail sturen naar privacy@trigoon.wf. Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om zich te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

 

Wij reageren zo snel mogelijk op uw bericht. Binnen vier weken krijgt u van ons een reactie op uw verzoek. Mochten wij voor het voorbereiden van uw verzoek meer tijd nodig hebben, dan kunnen wij de termijn verlengen met maximaal acht weken. Dit laten wij zo spoedig mogelijk aan u weten.

 

Heeft u vragen of klachten?

Als u er met ons niet uitkomt en u hebt vragen of een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, dan kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG) via het e-mailadres fg@privacyopschool.nl. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wijzigingen in de privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan het document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

 

Contactinformatie Stichting Trigoon
Postbus 353, 1620 AJ Hoorn

Tel. 0229-548575

privacy@trigoon.wf

 

Contactinformatie externe functionaris gegevensbescherming (FG)

Wanda Hoogerbrugge (Privacy op School) via fg@ privacyopschool.nl.

Categorieën persoonsgegevens die wij verwerken

 

Categorie	Toelichting
Contactgegevens	·         Voor- en achternaam ·         Roepnaam ·         Geslacht ·         Geboortedatum ·         Adres ·         Postcode ·         Woonplaats ·         Telefoonnummer en eventueel  andere voor communicatie benodigde persoonsgegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het afhandelen van betalingen
Nummer van de leerling	een administratienummer dat leerlingen identificeert en geen andere informatie bevat dan bedoeld onder de hiervoor genoemde ‘contactgegevens’;
Nationaliteit en geboorteplaats
Gegevens van ouders/voogd	gegevens, van de ouders/verzorgers van onderwijsdeelnemers als bedoeld onder contactgegevens;
Gezinsomstandigheden	o.a. gegevens met betrekking tot gezinssamenstelling (éénoudergezin, aantal kinderen etc.) en datum van vestigen in Nederland van ouders (i.v.m. kunnen aanvragen van bekostiging);
Medische gegevens	gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, en voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs en/of opvang te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen);
Gegevens huisarts/tandarts	adres, naam, praktijk en contactgegevens;
Educatieve voorgeschiedenis
Voortgang van de leerling	gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde resultaten; te weten:·         Klas·         Leerjaar·         ILT code·         Toetsing·         Studievoortgang en/of Studietraject ·         Onderwijsbegeleidingsgegevens ·         Zorgbegeleidingsgegevens ·         Aanwezigheidsregistratie
Onderwijsorganisatie	gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
Extra onderwijs- of ondersteuningsbehoeften/beperkingen
Onderwijstype of -methode	persoonsgegevens verwijzend naar het onderwijstype of de onderwijsmethode die leerling volgt;
In- en uitschrijfdatum	uitschrijfdatum bij verhuizing en/of doorstroming naar VO;
Nieuwe school	naam van de nieuwe school waar de leerling heen gaat na uitschrijving;
Financiën	gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
Beeldmateriaal	foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de onderwijsinstelling of het instituut op basis van toestemming; let op: voor pasfoto voor identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig;
Cameratoezicht	beelden gemaakt middels cameratoezicht;
Docent, zorg-coördinator, intern begeleider, decaan, mentor	gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze persoonsgegevens van belang zijn voor de organisatie van de school en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen;
Burgerservicenummer (BSN)/PGN	het BSN nummer van de leerling en ouders moet verplicht worden vastgelegd bij de inschrijving; scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN wanneer er een BSN aanwezig is;
Reden verlofaanvraag	in geval van een verlofaanvraag, wordt de reden van de verlofaanvraag geregistreerd;
Ontwikkeling	gegevens met betrekking tot de ontwikkeling van het kind (verloop zwangerschap/geboorte, zindelijkheid, algemene ontwikkeling als baby en peuter;
Keten-ID (ECK-ID)	unieke ID voor de ‘educatieve contentketen’. Hiermee kunnen scholen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten;
Observaties	observaties ten behoeve van het volgen van de ontwikkeling van de leerling.