Privacyverklaring

Hoe gaat Stichting Trigoon om met persoonsgegevens?

Stichting Trigoon verwerkt persoonsgegevens van leerlingen en ouders. Wij gaan zeer zorgvuldig om met de persoonsgegevens die wij verwerken. Wij leggen u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van leerlingen en ouders omgaan.

Waarom verwerken wij gegevens van leerlingen en ouders?

Stichting Trigoon verwerkt persoonsgegevens van leerlingen en ouders voor het uitvoeren van de onderwijs en/of opvangovereenkomst die we met de ouders van de leerling hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Daarnaast verwerkt Stichting Trigoon persoonsgegevens van leerlingen en ouders om haar verplichtingen als onderwijs- en opvanginstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de persoonsgegevens nodig om de leerling aan te melden bij één van onze scholen, om de voortgang bij te houden en om de leerling in staat te stellen een diploma te behalen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en de leerplichtambtenaar.

Bovendien verwerkt Stichting Trigoon mogelijk persoonsgegevens van leerlingen en ouders middels cameratoezicht. Stichting Trigoon heeft hiervoor een gerechtvaardigd belang. Door het gebruik van cameratoezicht kan Stichting Trigoon namelijk overlast, zoals vandalisme en andere strafbare feiten door derden (zoals inbraak, diefstal of vernieling) voorkomen en registreren. Dit doet Stichting Trigoon ter bescherming van de veiligheid en gezondheid van leerlingen, ouders, medewerkers en bezoekers. De privacy van leerlingen en ouders is hierbij zo veel mogelijk gewaarborgd, doordat het cameratoezicht alleen plaatsvindt op plekken waar dat noodzakelijk is. Daarnaast worden de camerabeelden uitsluitend uitgekeken bij een melding van een incident en door een daarvoor door Stichting Trigoon aangewezen persoon of zijn/haar vervanger. De beelden worden maximaal vier weken bewaard, tenzij op de beelden een incident zichtbaar is. In het laatste geval worden de beelden bewaard, totdat het incident opgelost is.

Persoonsgegevens die niet aan een van de bovenstaande twee grondslagen voldoen zullen wij alleen met toestemming verwerken. Als voor het verwerken van persoonsgegevens toestemming wordt gevraagd, zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s), dan kunnen leerlingen en ouders de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.

Welke gegevens verwerken wij van leerlingen en ouders?

Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste rechtstreeks van ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan naam, adres-, telefoon- en e-mailgegevens, BSN en de geboortedatum en -plaats. Als u de gegevens, die wij op grond van de wet nodig hebben, niet verstrekt, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen en kan uw kind bijvoorbeeld niet ingeschreven worden bij de school.

Als u precies wilt weten welke persoonsgegevens wij allemaal verwerken, dan kunt u dit vinden onderaan in de tabel categorieën persoonsgegevens die wij verwerken.

In overleg en met uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van leerlingen om in noodsituaties op te kunnen treden. Dit beperkt zich alleen tot persoonsgegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. Stichting Trigoon zal u nooit dwingen dergelijke persoonsgegevens te overleggen.

Hoe gaan wij om met de gegevens van leerlingen en ouders?

Wij zullen niet meer persoonsgegevens van leerlingen en ouders verwerken dan noodzakelijk is om onze taken en plichten als school na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleneinden dan wij in deze toelichting noemen.

Als we gegevens willen gebruiken voor andere doelen, dan zullen we daar vooraf over informeren en zo nodig toestemming voor vragen.

De persoonsgegevens die wij verwerken worden zorgvuldig bewaard en zijn alleen in te zien door medewerkers die dat voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk en wettelijk verplicht is. Wij hanteren verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijnen zijn ook vastgelegd in ons bewaartermijnenbeleid dat u op de website van Stichting Trigoon kunt vinden.

In een aantal gevallen delen wij ook gegevens van leerlingen en ouders met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, de Belastingdienst, GGD/arts van de school, het samenwerkingsverband en de accountant. Wij delen alleen persoonsgegevens als dit noodzakelijk is en als er sprake is van een wettelijke grondslag. Vaak zijn wij namelijk wettelijk verplicht om persoonsgegevens met deze organisaties te delen.

Als dat niet zo is, sturen wij de gegevens door met toestemming van de ouders/ verzorgers of leerlingen vanaf 16 jaar. Daar waar medische gegevens van leerlingen gedeeld worden, geldt de leeftijdsgrens van 12 jaar.

Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om ons te ondersteunen bij het verwerken van de persoonsgegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Hierbij kunt u denken aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de persoonsgegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie, of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Stichting Trigoon. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke persoonsgegevens er verwerkt worden en hoe deze persoonsgegevens beveiligd worden.

Wij zullen de persoonsgegevens niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de persoonsgegevens nooit verkopen aan derde partijen.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen daarom passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verwerken, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

Welke rechten hebben leerlingen en ouders?

Als ouders heeft u, net als een leerling vanaf 16 jaar, een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd en u kunt daar gebruik van maken.

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage: U heeft het recht de persoonsgegevens die wij van uw kind of van u verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: U heeft het recht de persoonsgegevens die wij van uw kind of van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens van uw kind of uzelf.
• Recht op verwijdering: U kunt ons verzoeken persoonsgegevens te verwijderen uw kind of uzelf.
• Recht om uw toestemming in te trekken: Indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van uw kind of van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: In sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het (al dan niet tijdelijk) beperken verwerken van persoonsgegevens van uw kind of uzelf.

Als u gebruik wilt maken van (een van) deze rechten, dan kunt u een mail sturen naar privacy@trigoon.wf. Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om zich te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij reageren zo snel mogelijk op uw bericht. Binnen vier weken krijgt u van ons een reactie op uw verzoek. Mochten wij voor het voorbereiden van uw verzoek meer tijd nodig hebben, dan kunnen wij de termijn verlengen met maximaal acht weken. Dit laten wij zo spoedig mogelijk aan u weten.

Heeft u vragen of klachten?

Als u er met ons niet uitkomt en u hebt vragen of een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, dan kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG) via het e-mailadres fg@trigoon.wf. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Contactinformatie Stichting Trigoon

Postbus 353, 1620 AJ Hoorn
Tel. 0229-548575
privacy@trigoon.wf

Contactinformatie externe functionaris gegevensbescherming (FG)

Gülçin Ermis (ICTRecht) via fg@trigoon.wf